Kancelaria notarialna należy do tych obiektów, które na dobre wpisały się w krajobraz zarówno dużych miast, takich jak Warszawa, Kraków czy Olsztyn, jak i mniejszych miejscowości. Udajemy się do niej zwłaszcza, gdy chcemy sprzedać lub kupić mieszkanie, dom czy działkę, stąd w powszechnym postrzeganiu kojarzy się ona przede wszystkim z tego rodzaju sprawami. Nie są to jednak jedyne kwestie, którymi się zajmuje się jej gospodarz. Kim więc tak naprawdę jest notariusz i na czym polega jego praca?

Kancelaria notarialna – kim jest notariusz?

Początki notariatu sięgają czasów Karola Wielkiego, kiedy to ustalono, że testamenty i umowy dotyczące nieruchomości muszą być sporządzane przez notariuszy. Początkowo byli nimi przede wszystkim duchowni, z czasem w miastach, takich jak Poznań czy Olsztyn, pojawili się także notariusze świeccy, utrzymywani przez radę miejską. Obecne funkcjonowanie tej instytucji w Polsce reguluje ustawa z 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie. Zgodnie z jej pierwszym artykułem „Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych)”, artykuł drugi z kolei zapewnia mu podczas dokonywania tych czynności ochronę przysługującą funkcjonariuszom publicznym, a więc na przykład policjantom czy sędziom. Takie rozwiązanie podyktowane jest szczególną doniosłością materii, którą się zajmuje, a zatem treścią czynności notarialnych.

Czynności notarialne

Najważniejszą spośród nich jest akt notarialny – szczególna forma dokonywania czynności prawnych, a więc na przykład zawierania umów czy spisywania testamentów. W większości przypadków jej zastosowanie jest dobrowolne i wynika z wyjątkowej troski o utrwalenie faktu dokonania danej czynności, a przez to zapewnienie bezpieczeństwa zwłaszcza tym, którzy w różny sposób czerpią z niej korzyści. Notariusz, jako, jak go określa ustawa, osoba zaufania publicznego, jest szczególnie wiarygodnym świadkiem, a co więcej przechowuje u siebie kopie sporządzanych dokumentów. Ponieważ jednak pobiera on za swe usługi opłatę (taksę), w praktyce korzystanie z nich ogranicza się często przede wszystkim do sytuacji, gdy jego udział jest niejako „wymuszany” przez ustawę. Dzieje się tak przede wszystkim w przypadku przeniesienia własności nieruchomości, a zatem choćby wspomnianej na wstępie sprzedaży domu czy działki. Również ustanowienie na niej ograniczonego prawa rzeczowego – takiego jak hipoteka czy służebność – wymaga formy aktu notarialnego. Konieczny jest on także, gdy chcemy w testamencie zawrzeć tzw. zapis windykacyjny, powodujący, że określona rzecz stanie się własnością konkretnej osoby już w chwili naszej śmierci.

Oprócz sporządzania aktów notarialnych, notariusz dokonuje szeregu innych czynności, takich jak poświadczenie własnoręczności podpisu i zgodności kopii z oryginałem czy protokołowanie uchwał walnych zgromadzeń spółek czy spółdzielni.

Kancelaria notarialna

Zgodnie z art. 3 ust. 1 Prawa o notariacie zasadniczym miejscem dokonywania czynności notarialnych jest kancelaria notarialna. Wyjątek od tej reguły przewiduje ust. 2, statuując możliwość dokonywania ich poza kancelarią w szczególnych okolicznościach (np. choroba strony, uniemożliwiająca stawiennictwo) lub gdy przemawia za tym charakter czynności (np. walne zgromadzenie spółki, składające się z kilkuset osób). Art. 4 ust. 1 z kolei w pewien sposób ogranicza notariusza, umożliwiając mu prowadzenie tylko jednej kancelarii. Mimo to w polskich miastach, takich jak Wrocław, Gdańsk czy Olsztyn, znalezienie tego rodzaju osoby nie stanowi znacznej trudności. Ustawa przewiduje również, iż kancelaria notarialna może być prowadzona w formie spółki kilku notariuszy.